فرآیندهایی که به پیگیری افراد وابستهاند
وقتی برای فهمیدن وضعیت یک کار باید تماس گرفت، پیام داد یا چند فایل را بررسی کرد، فرآیند دیگر بهاندازه کافی قابل کنترل نیست. اینجاست که تأخیر، خطای انسانی و دوبارهکاری به بخشی از عملیات روزمره تبدیل میشود.
فناوری رایانشی دادگان کوشا
از مسئله شروع میکنیم، نه از نرمافزار.
فرآیندها، سامانهها و اطلاعات سازمان را بررسی میکنیم و جایی که فناوری میتواند تغییری واقعی ایجاد کند، با مهندسی نرمافزار، یکپارچهسازی، مهندسی داده و هوشمندسازی راهکار میسازیم.
شروع همکاری میتواند از یک ارزیابی محدود باشد.
مسئله معمولاً از جایی شروع میشودکه اجزای سازمان دیگر با هم هماهنگ نیستند.
با رشد سازمان، فرآیندها پیچیدهتر، اطلاعات پراکندهتر و هماهنگی بین واحدها دشوارتر میشود. نتیجه، کاری است که انجام میشود؛ اما با پیگیری زیاد، تأخیر، دوبارهکاری و دید ناکافی برای تصمیمگیری.
سامانههایی که هرکدام بخشی از واقعیت را میبینند
مالی، فروش، منابع انسانی و عملیات ممکن است هرکدام سامانه مناسبی داشته باشند؛ اما اگر اطلاعات بین آنها جریان نداشته باشد، همان داده چندبار وارد میشود و هر واحد تصویر متفاوتی از وضعیت سازمان دارد.
اطلاعاتی که دیر به تصمیم میرسند
مسئله کمبود گزارش نیست؛ مسئله این است که اطلاعات درست، در زمان درست و با اطمینان کافی در اختیار تصمیمگیر قرار بگیرد. اگر برای پاسخ به یک سؤال مدیریتی چند نفر، چند فایل و چند روز زمان لازم باشد، داده هنوز به ابزار تصمیم تبدیل نشده است.
توانمندیها
چهار حوزه اصلی؛ برای حل گرههایی که بین فرآیند، سامانه، داده و تصمیم شکل میگیرند.
سامانههای سازمانی
سامانه را بر اساس فرآیند واقعی سازمان طراحی میکنیم؛ طوری که مسیر انجام کار، مسئولیتها، دسترسیها، وضعیت درخواستها و اطلاعات مدیریتی در یک جریان مشخص قرار بگیرند.
یکپارچهسازی سامانهها
سامانهها، پایگاههای داده و سرویسهای موجود را به هم متصل میکنیم تا اطلاعات یکبار ثبت شود و بدون دوبارهکاری یا انتقال دستی، در جای درست جریان پیدا کند.
داده و تصمیمگیری
منابع داده، کیفیت اطلاعات و شاخصها را مشخص میکنیم و دادههای پراکنده را به یک تصویر مشترک و قابل اعتماد تبدیل میکنیم تا مدیر سریعتر و دقیقتر تصمیم بگیرد.
اتوماسیون و هوشمندسازی
جایی که تکرار زیاد یا تشخیص خطا وابسته به کنترل انسانی است، اتوماسیون یا هوشمندسازی را بهکار میگیریم تا زمان کار کم شود، خطا کاهش یابد و ظرفیت تیم آزاد شود.
مسئلههایی که در عمل حل کردهایم.
بخشی از تجربه کوشا در پروژههایی شکل گرفته که نیازمند اتصال چند سامانه، پردازش حجم بالای اطلاعات و کنترل دقیق فرآیندهای سازمانی بودهاند.
تبدیل فرآیند واقعی سازمان به سامانه
فرآیندهای متکی به پیام، تماس و پیگیری انسانی به یک گردشکار قابل رهگیری تبدیل شدند؛ هر درخواست مسیر و مسئول روشن و وضعیت قابل مشاهده دارد.
مشاهده تجربهیکپارچهسازی و کنترل جریان درآمد
تراکنشهای چند منبع مستقل — از جمله PSP و بانک مرکزی — در یک جریان واحد قرار گرفتند تا مغایرتها بهصورت خودکار شناسایی، پیگیری و گزارش شوند.
مشاهده تجربهمدیریت چرخه پایانههای پرداخت
فرآیندی چندمرحلهای در مقیاس هزاران نماینده، از درخواست تا تخصیص و تغییرات بعدی، در یک جریان واحد قابل رهگیری قرار گرفت.
مشاهده تجربهپردازش و تطبیق حجم بالای تراکنش
بخش عمده تطبیق صدها هزار تراکنش روزانه از منابع PSP و بانک مرکزی، بدون بررسی دستی انجام میشود؛ نیروی انسانی روی موارد استثنا متمرکز میماند.
مشاهده تجربهبرای ارزیابی فنی پروژه، جزئیات معماری و سوابق اجرایی را دریافت کنید.
شناخت قبل از اجرا
قبل از تصمیم بزرگ، یک تصویر روشنتر بسازیم.
گاهی سازمان میداند یک مشکل وجود دارد، اما هنوز دقیقاً مشخص نیست ریشه آن کجاست یا بهترین نقطه شروع چیست. در چنین شرایطی، میتوان همکاری را با یک ارزیابی اولیه آغاز کرد؛ یک شروع محدود برای روشنشدن مسئله، پیش از تصمیمهای اجرایی بزرگ.
وضعیت موجودریشه مسئلهفرصتهای بهبودپیشنهاد نقطه شروع
مسیر همکاری
از یک مسئله مشخص شروع میکنیم؛ نتیجه را میسنجیم و بعد درباره قدم بعدی تصمیم میگیریم.
- شناخت مسئله
میفهمیم چه چیزی آنطور که باید کار نمیکند، چه کسانی درگیر آناند و این مسئله چه اثری بر عملیات، زمان یا تصمیمگیری دارد.
- شناخت وضعیت موجود
فرآیند واقعی، سامانهها، جریان اطلاعات و محدودیتهای فنی را بررسی میکنیم تا مشخص شود مسئله کجا شکل میگیرد و چه چیزی آن را ادامه میدهد.
- تعیین نقطه شروع
قرار نیست همهچیز را یکباره تغییر دهیم. بخشی را انتخاب میکنیم که اهمیت کافی، امکان اجرای منطقی و نتیجهای قابل سنجش داشته باشد؛ نقطهای که بتوان از آن تغییر را با ریسک کنترلشده آغاز کرد.
- طراحی و اجرا
راهکار متناسب با فرآیند و زیرساخت سازمان طراحی میشود، با سامانههای لازم ارتباط میگیرد، آزمایش میشود و بهصورت کنترلشده وارد محیط واقعی کار میشود.
- سنجش نتیجه و توسعه
بعد از اجرا، بررسی میکنیم چه چیزی واقعاً بهتر شده است؛ زمان، خطا، هزینه، کنترل، دسترسی به اطلاعات یا کیفیت تصمیمگیری. اگر نتیجه ارزش توسعه داشته باشد، قدم بعدی بر اساس داده و تجربه واقعی مرحله اول مشخص میشود.
نتیجه باید در نحوه کار سازمان دیده شود.
خروجی همکاری با کوشا صرفاً تحویل یک سامانه جدید نیست. راهکار زمانی ارزشمند است که کار را سادهتر، اطلاعات را قابل اتکاتر و مدیریت را نسبت به آنچه در سازمان میگذرد آگاهتر کند.
وضعیت رایج سازمان
قبل
- قبل
- پیگیریهای دستی و مداوم
برای دانستن وضعیت کار باید از افراد مختلف سؤال کرد.
- اطلاعات پراکنده و چندباره
یک داده در فایلها، پیامها و سامانههای مختلف تکرار میشود.
- سامانههای جدا از یکدیگر
هر بخش اطلاعات خودش را دارد، اما جریان مشترکی بین آنها وجود ندارد.
- دید محدود نسبت به عملیات
تشخیص وضعیت، گلوگاهها و مشکلات معمولاً بعد از وقوع اتفاق میافتد.
نتیجه قابل انتظار
بعد
- بعد
- فرآیندهای روشن و قابل پیگیری
وضعیت هر کار، مسئول آن و مرحله بعد مشخص است.
- اطلاعات یکپارچه و قابل اعتماد
داده از منابع مختلف در یک جریان منسجم قرار میگیرد.
- سامانههای متصل به یکدیگر
اطلاعات بدون ورود مجدد و جابهجایی دستی بین بخشهای لازم جریان پیدا میکند.
- اطلاعات آمادهتر برای تصمیمگیری
مدیر برای دیدن وضعیت سازمان منتظر جمعآوری چند گزارش نمیماند.
پیگیری کمتراطلاعات قابل اعتمادترکنترل بیشترتصمیمگیری بهتر
آنچه در فناوری سازمانها میبینیم.
کوشا فقط درباره خودش محتوا منتشر نمیکند. درباره مسائلی که سازمانها هر روز با آنها درگیرند، دیدگاه دارد.
پروژه تمام میشود؛ شناخت سازمان باقی میماند.
نگاه ما به همکاری، به تحویل یک پروژه محدود نمیشود. در طول همکاری، فرآیندها، زیرساخت و اهداف سازمان را میشناسیم و این شناخت را نگه میداریم تا برای مسئله بعدی از صفر شروع نکنیم. هدف این است که وقتی سازمان تغییر میکند، تیمی کنار شما باشد که کسبوکارتان را از قبل میفهمد.
سخن مدیرعامل
برای من، یک همکاری خوب زمانی شکل میگیرد که مشتری ما را فقط برای اجرای یک پروژه نخواهد؛ بلکه برای تصمیمهای بعدی هم به شناخت و تحلیل ما اعتماد کند.
در کوشا ترجیح میدهیم حتی جایی که پاسخ درست، ساختن نرمافزار جدید نیست، همان را شفاف بگوییم. اعتماد برای ما از تصمیم درست، اجرای مسئولانه و نتیجهای ساخته میشود که بتوان از آن دفاع کرد.
امین زارعمدیرعامل فناوری رایانشی دادگان کوشا
برای شروع، لازم نیست راهکار را بدانید.
کافی است مسئله، وضعیت فعلی یا بخشی از سازمان که آنطور که باید کار نمیکند را با ما در میان بگذارید. با هم مشخص میکنیم مسئله دقیقاً کجاست، چه چیزی باید بهتر شود و منطقیترین نقطه برای شروع کجاست.
گفتگو درباره مسئله شماگفتگوی اولیه برای شناخت مسئله است؛ بدون الزام به شروع پروژه.